Stappenplan voor het organiseren van je activiteit

Voorbereidend werk

Foto: bekijk de vrije data en reserveer

Aartselaarse erkende verenigingen moeten geen waarborg betalen.

Niet-erkende verenigingen en andere (niet) Aartselaarse gebruikers betalen een borg van € 400 aan het secretariaat van het CC. Dit kan cash of via overschrijving op rekeningnummer: BE14-0682 2254 3083. De waarborg dient uiterlijk één week voor aanvang van de activiteit betaald te worden. 

 

Je dient een eigen verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid te voorzien of je sluit het af via de cultuurdienst.

De kostprijs is afhankelijk van de aard van de aanvrager:

  • € 20/dag voor een erkende vereniging
  • € 25/dag voor anderen

 Omschrijving

 Bedrag

 Erkende verenigingen

 

 premie evenementen 1  dag

 € 20

 premie evenementen 2 à 3 dagen

 € 30

 premie dansevenementen - max. 1 week

 € 50

 jaarpolis

 € 75

 

 

 Derden

 

 premie evenementen 1 dag

 € 25

 premie evenementen 2 à 3 dagen

 € 35

 premie dansevenementen - max. 1 week

 € 60

 jaarpolis

 nvt

 

  • Geef vooraf door welk technisch materiaal je wenst te gebruiken: beamer, scherm, micro, andere...
  • Plan je een activiteit met technische vereisten, wacht dan niet tot de dag zelf om afspraken te maken. Neem vooraf contact met onze technieker om je plannen/verwachtingen toe te lichten. Zo weet je tijdig welk materiaal/assistentie er aanwezig is en waarvoor je zelf moet zorgen. Dit kan onaangename verrassingen en discussies op de dag van je activiteit vermijden.
  • De veiligheidsvoorschriften worden strikt nageleefd. Bij het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften, bv. vrijlaten nooduitgangen, correct gebruik keuken… kan de aanwezige technieker bepaalde handelingen en opstellingen van materiaal verbieden.
  • De technieker staat in voor de op- en afbouw en de bediening van het materiaal na overleg.

Info: techniekers, Paul De Coninck (0491 34 30 96 – paul.deconinck@aartselaar.be) of Ruben Van den bosch, 0477 34 80 63 of ruben.vandenbosch@aartselaar.be

 

  • Geef de gewenste zaalschikking door voor grote zaal, foyer, cafetaria, zolder… Zo kan alles zoveel mogelijk volgens je wensen klaargezet worden. Download hier de plattegrond van CC ’t Aambeeld.
  • Geef vooraf door of je wijn wenst af te nemen (bieren en frisdranken zijn verplicht af te nemen – wijn/cava/champagne mogen zelf worden meegebracht). Bekijk hier de drankenlijst.
  • Geef door welk keukenmateriaal je wenst te gebruiken. Bekijk hier de lijst van het aanwezige materiaal.
  • Alle decoratie aan muren, deuren, ramen en plafond bespreek je op voorhand met de technieker.
  • Wil je uitgebreide decoratie gebruiken of extra meubilair plaatsen, gelieve dit vooraf te melden. Zo kan er, in overleg met de technische mensen, bekeken worden of je plannen qua veiligheid en praktische uitwerking haalbaar zijn.
  • Handdoeken en Vileda-doeken moeten zelf meegebracht worden.
  • Er geldt een algemeen rookverbod in het volledige Cultureel Centrum. Er is wel een partytent aanwezig die door de huurder in het grasveld voor CC ’t Aambeeld kan opgezet worden – mits reservatie vooraf.
  • Het gebruik van de vestiaire is enkel verplicht bij een theateropstelling. Er mogen geen jassen in de grote zaal. Voorzie controle!
  • Alle nooduitgangen moeten vrij blijven.
  • Geen kaarsen en/of open vuren in de polyvalente zaal en de foyer, elektrische warmhoudplaten, ‘au bain marie(s)’ en gelvuurtjes zijn wel toegelaten.

 

Het jaartarief billijke vergoeding wordt gemeentelijk betaald voor de polyvalente zaal (tarief met dans) en de foyer/cafetaria (tarief met drank). Het jaartarief Sabam wordt ook gemeentelijk betaald voor de polyvalente zaal (auteursrechten muziekuitvoeringen via radio) en voor de cafetaria (auteursrechten voor muziekuitvoeringen via audiotoestellen). Andere auteursrechten moeten door de organisator aangegeven en betaald worden!!

 

tijdens je activiteit

  • Vraag naar de verantwoordelijke technieker voor jouw evenement. Hij overloopt met jou de checklist. Bekijk hier de checklist.
    Je krijgt hiervan één of meerdere kopies bij aankomst.
  • Drank is voorzien in de grote koeling. Je kunt naar eigen wens de kleine frigo’s achter de toog invullen. Overloop samen met de technieker van dienst de beginstock van de dranken. 
    Bier, frisdranken en warme dranken zijn verplicht af te nemen.

 

  • Gebruik extra gasbranders:
    • De keuken is een gecompartimenteerde ruimte. Extra gasbranders in de keuken zijn alleen toegelaten als de deuren en het aluminium luik dicht zijn.
    • Extra gasbranders moeten op een stevige vuurvaste onderplaat gezet worden en NIET rechtstreeks op de vloer.
    • De verbindingsslang tussen kookvuur en gasfles mag niet beschadigd zijn of moet gekeurd zijn.
    • De geldigheidsdatum van de verbindingsslang mag niet overschreden zijn: ofwel staat de geldigheidsdatum expliciet vermeld, ofwel geldt de fabricage datum + 5 jaar.
    • De bevestiging van de verbindingsslang aan de gasfles/kookvuur moet vastgemaakt zijn met een metalen wurgkoppeling.
    • Reserve gasflessen moeten buiten bewaard worden.
  • Lees de instructies voor het gebruik van de vaatwasmachine. De instructies hangen er boven, tegen de muur. Alles dient vooraf afgespoeld te zijn.
  • Voor gebruik van het vuur en de dampkap, contacteer de technieker zodat hij de zekering kan opzetten.
  • Gebruik je de perculators, check bij de technieker in welke stopcontacten deze mogen gestoken worden. Te veel perculators op hetzelfde circuit leiden tot kortsluiting.
  • Voor het gebruik van extra, niet gereserveerd keukenmateriaal, servies en bestek contacteer de technieker. Hij bezorgt je het gevraagde materiaal.

 

Toog:

  • Stop de muziek en het schenken van dranken 30 minuten voor het sluitingsuur.
  • Was en droog alle glazen en tassen grondig af. Zet ze terug op hun plaats.
  • Maak de koelkasten leeg en zet de resterende dranken - correct gesorteerd - terug in de grote koeler.
  • Zet het leeggoed - correct gesorteerd - in het drankenhok buiten naast het keukenraam. De sleutel van het drankenhok hangt links naast de keukendeur.
  • Overloop met de technieker van dienst de eindstock van de drank.
  • Leeggoed van EIGEN dranken:
    • neem je mee
    • gooi je in glascontainer op de parking van CC ’t Aambeeld (tot 22 uur)
    • stockeer je in dozen in overleg met de technieker als het om te veel leeggoed gaat.

Keuken:

  • Plaats niets voor de zekeringskast
  • Laat de keuken proper achter. Was alles grondig af en zorg dat alle etensresten verwijderd zijn. - was alles af - maak de vaatwasmachine leeg - berg alle afval op in vuilzakken - zet bij gebruik van keukenmateriaal alles terug bovenop de kasten
  • Neem al het EIGEN keukenmateriaal/servies bij het beëindigen van de activiteit mee (tenzij expliciet anders afgesproken).
  • Plaats volle vuilzakken niet los buiten maar zet ze in de hiervoor bestemde afvalcontainer (sleutel vragen aan technieker).

Andere

  • Zet de gebruikte materialen/meubilair gereinigd terug in hun oorspronkelijke staat (cfr. toestand bij aankomst).
  • Stapel ingehuurd materiaal (via uitleendienst gemeente of derden) netjes op en zet het klaar voor ophaling.
  • Verwijder de versiering/decoratie én de vervuiling die dit meebrengt zoals confetti, vuilzakken... Als je vereniging het vermelde begin- en/of einduur niet respecteert, wordt er een boete aangerekend:
    • bij overschrijding > 15 minuten: 50 euro
    • bij overschrijding > 1 uur: 100 euro

 

BIJ HET AFSLUITEN Van je activiteit 

Overloop na je evenement opnieuw de checklist met de technieker.
Na je activiteit kom je de waarborg ophalen (indien gestort via rekeningnummer wordt deze teruggestort).

Laat ons weten wat jij van ons zaalverhuur vindt en vul dit online evaluatieformulier in.

 

Hier kan je het Huishoudelijk Reglement van CC 't Aambeeld raadplegen.

Foto: CC 't Aambeeld

 

Foto: CC 't Aambeeld

Foto: CC 't Aambeeld

Foto: pijl richting Aartselaar